会社と社員に最適な「いいじかん」を増やす
コニカミノルタと聞けば、複合機、商業・産業印刷機、医療向け製品、計測機器などのメーカーとしてのイメージが強い。そのコニカミノルタはソリューション事業にも幅を広げ、顧客のDX（デジタル変革）を支援する。
DXソリューションの1つの旗印にしているのが「いいじかん設計」だ。会社と社員に最適な「いいじかん」を増やすことを目指した施策である。コニカミノルタジャパンでは、自社で新しいワークスタイルを実現するオフィス空間やIT環境整備を実践した上で、その成果をワークプレースのソリューションとして提供している。また一方で、DXソリューション事業部の創設前からコニカミノルタジャパンが提供していたDXソリューションの1つに、自治体向けの文書管理システムがある。文書を複合機で印刷するだけでなく、デジタル化して管理し、ワークフローと結びつけることで業務効率化を図るソリューションだ。
行政の意思決定や決裁スピードアップは市民サービスの向上につながっていく
地方公共団体などの自治体では多くの文書が発生する。適切な管理と効率的な処理が求められる中で、システム的に文書の管理と処理をサポートするのが文書管理システムだ。コニカミノルタジャパン DXソリューション事業部 ソリューションエンジニアリン グ統括部 統括部長の木村守宏氏は「各自治体は独自に文書管理規程を設けていて、これらに即した文書管理システムをチューニング、カスタマイズして提供します」と語る。
コニカミノルタの文書管理システムは、佐賀県庁を皮切りにすでに5つの庁で導入されている。「都道府県で見れば、10％以上のシェアを持っていることになります」と木村氏は冗談めかして言うが、実際それだけの支持を得ていることがわかるだろう。
文書管理の対象になるデータは、各自治体の規定で、10年保存、20年保存といった期間が定められている。種類によっては、30年分の文書が貯まり続けるため、書類での管理・処理では業務に負荷がかかる。デジタル化するだけでも、自治体の業務が効率化できるわけだ。その上、決裁を含めた自治体業務は文書管理と連携しているため、ワークフローなど業務効率化の側面も大きい。「市民サービスに直結する部分ではないため見逃されやすいですが、文書管理システムで行政の意思決定や 決裁スピードアップが実現できれば、間接的に市民サービスの向上にもつながります」と、その効用を説明する。
「一般に自治体は民間よりも文書の量が多く、決裁する人は毎日多くの文書を開いて処理する作業を繰り返しています。特に都道府県クラスの役職者は文書を決裁することが仕事にならざるを得ません。紙の書類で回していたものをデジタル化してシステムで業務支援するだけでも、大きなDXです」
